Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispvm: 2.12.2023 | Päivitetty 2.12.2023
EY:n tietosuoja-asetus (2016/679)

  1. Rekisterinpitäjä

Kirjastonhoitajien säätiö sr

c/o Timo Tamminen, Nallekarhuntie 38
36100 KANGASALA AS
puh. 050 5450 381

Y-tunnus: 1048668-1

  1. Rekisteriasioista vastaava / yhteyshenkilö

Timo Tamminen, hallituksen puheenjohtaja
khs@kolumbus.fi

3. ​Rekisterin nimi

Matka-apuraharekisteri sekä stipendirekisteri.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet käsittelylle ovat hakijan suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Kerättäviä henkilötietoja käytetään matka-apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen sekä stipendien käsittelyyn.

Hakijan suostumus: Ilmoittautuessaan apurahan hakijaksi, hakija suostuu siihen, että hänen henkilötietojaan käsitellään apurahapäätösten käsittelyä ja maksatusta varten.

Oikeutettu etu: Apurahan hakijat ja stipendien saajat ovat säätiön asiakkaita, joten säätiö käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.

Lakisääteinen velvoite: Henkilötietoja käsitellään lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitamiseen.

​5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään apurahoista päättämistä ja apurahojen sekä stipendien maksatusta vaativia tietoja.
Matka-apurahan hakijan ja stipendin saajan henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, sukupuoli, ammatti
Matka-apurahan hakijan ja stipendin saajan yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Tilinumero: Pankkitilin numero jolle matka-apuraha/stipendi maksetaan
Haettavaan matka-apurahaan tarvittavat tiedot: kurssin nimi, järjestäjä, ajankohta ja kurssipaikka.
Haettavan matka-apurahan tiedot: käyttösuunnitelma, haettava määrä sekä selvitys hakijalle myönnetyistä aikaisemmista apurahoista.
Selvitys aiemmista matka-apurahoista säätiöltä: vähintään kolmelta vuodelta ennen apurahan hakemisvuotta.
Muut asiakkaan tiedot: Apurahan hakijan muut itse antamat tiedot ja sähköisen viestinnän tunnistetiedot eli järjestelmän keräämät tiedot.

Tietoja käsittelevät säätiön hallitus sekä teknistä tukea antavat henkilöt ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan ja hakemuksen tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella. Stipendien saajaehdokkaiden tiedot saadaan kirjastoalan opetuslaitosten edustajilta.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto ETA:n ulkopuolelle

Säätiö luovuttaa rekisteristä tietoja ainoastaan lakisääteisten velvoitteiden perusteella. Näin ollen verottajalle ilmoitetaan EU:n tai vuosittain ne apurahat, jotka verohallinnon ohjeistuksen mukaan on verottajalle ilmoitettava. Myönnettyjen apurahojen saajien nimet ja euromäärät ovat julkisia tietoja. Stipendien saajien nimet ja euromäärät kerrotaan stipendien jakotilaisuudessa. Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet    

Rekisterin tietoja (sekä manuaalista aineistoa että ATK:lle talletettuja tietoja) saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Manuaaliset asiakirjat säilytetään hallituksen puheenjohtajan työhuoneen lukitussa tilassa. ATK:lle talletetut tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Manuaalinen aineisto tuhotaan kahden vuoden kuluttua apurahan myöntämisvuoden jälkeen.

​9. Henkilötietojen säilytysaika    

​Rekisterin tietoja säilytetään siihen asti, kunnes tiedot eivät ole enää rekisterinpitäjän toiminnan seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeellisia. Henkilötietoja säilytetään säätiön oikeutetun edun perusteella enintään kymmenen vuotta hakemuksen saapumisesta lähtien.

Matka-apurahan saaneiden nimiä ja asiakkuustietoja, kuten myönnettyjen apurahojen ja stipendien suuruuksia, voidaan säilyttää yllä määriteltyä pidempiä aikoja säätiön toiminnan raportointi-, tilastointi- ja historiointitarkoituksessa. Mahdollisesta tietoturvaloukkauksen ilmetessä tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan sen kohteena olevalle rekisteröidylle, mikäli rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille on koitunut loukkauksesta korkea riski.

  1. Rekisteröidyn oikeudet    

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä ote häntä koskevista henkilötiedoista (tarkastusoikeus). Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista, jollei lainsäädännöstä muuta johdu. Korjaamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti riittävän yksilöidysti.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, jos:

  • peruuttaa antamansa suostumuksen johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta,
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Käsittelyä voidaan jatkaa, jos käsittelylle on perusteltu tai hyväksyttävä syy.
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Edellä mainittua ei kuitenkaan sovelleta, mikäli käsittely on tarpeen arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten ja mikäli poisto-oikeus todennäköisesti estää kyseisen käsittelyn tai vaikeuttaa sitä suuresti.

​Rekisterinpitäjä ei ole myöskään velvollinen poistamaan henkilötietoja, jos käsittely on edelleen tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai oikeusvaateiden käsittelemiseksi.

Korjaamispyyntö ja rekisteristä poistamispyyntö osoitetaan säätiön hallituksen puheenjohtajalle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Tarkastuspyyntö on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Säätiö ei perustele päätöksiään eikä anna lausuntoja hakijoille, näin ollen hakijalle ei ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin. Päätöksen perusteet esitellään hakemusten käsittelyohjeissa.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 2.12.2023.

​​

KIRJASTONHOITAJIEN SÄÄTIÖ sr

puh. 050 545 0381, khs@kolumbus.fi

 

KÄYNTI- ja POSTIOSOITE

c/o Timo Tamminen
Nallekarhuntie 38

36100 Kangasala as​